POR FESR 2014 – 2020. Bando DGR 1291/2017 Attività 1.1.a “SOSTEGNO PER L’ACQUISTO DI SERVIZI PER L’INNOVAZIONE TECNOLOGICA, STRATEGICA, ORGANIZZATIVA E COMMERCIALE DELLE IMPRESE”

La nostra azienda ha presentato in data 22/09/17, una domanda di contributo a valere sul bando sopra menzionato. Tale contributo ci è stato concesso con decreto del Segretario Generale della Camera di Commercio di Udine n.4694 del 27/12/17. Il sostegno finanziario ricevuto dall’Unione europea, dalla Repubblica italiana e dalla Regione autonoma Friuli Venezia Giulia è pari a € 11.392,64 su una spesa totale di € 22.785,28.
Il progetto rientra nell’ambito dell’area di specializzazione “Filiera produttiva strategica Sistema casa” ed è coerente con la relativa traiettoria di sviluppo n.3 “Digitalizzazione del Sistema casa”. In particolare, il nostro progetto prevede un processo di digitalizzazione delle funzioni aziendali volte ad ottenere un sistema di tracciabilità avanzata del prodotto, anche attraverso l’implementazione di processi di analisi dei dati. Attualmente non tracciamo digitalmente, passo dopo passo, l’evoluzione produttiva dei nostri articoli, ma analizziamo i dati della produzione solo a completamento della commessa e in modo sommario e non puntale. Questa situazione non ci permette di agire in tempo reale nella correzione di eventuali errori in corso d’opera. È evidente che il nuovo sistema ci porterà ad una tracciabilità più puntuale dei nostri prodotti, ma anche ad una mole di dati tali da non poterli gestire se non attraverso l’implementazione di processi di analisi degli stessi, seguendo la logica dei “big data”.
Il progetto si sviluppa in 4 fasi, composte da servizi per l’innovazione ricompresi fra quelli previsti dal bando.

Fase 1 – Diagnosi della situazione dell’impresa, sotto il profilo del modello di organizzazione e della tecnologia di produzione (riferimento al servizio B.1 – Servizi di audit) Il progetto prevede una digitalizzazione delle funzioni aziendali, che, però, non può prescindere dall’analisi preliminare di come si gestisce attualmente l’impresa. La nostra realtà ha delle tecnologie di produzione e una struttura organizzativa già ben definite. Entrambi possiedono dei punti di forza che vanno mantenuti, in quanto ci caratterizzano e ci rendono competitivi, ed altri di debolezza che necessitano di essere cambiati o migliorati.
Viene analizzata la realtà industriale con dei sopraluoghi: si osservano i lavoratori mentre operano sulle macchine, in modo da comprendere l’effettiva potenzialità delle tecnologie produttive e si rilevano le procedure messe in atto. Le prime non sono messe in discussione, ma capire qual è la logica di queste tecnologie nel nostro ciclo produttivo è fondamentale per stabilire quali variazioni sulla struttura organizzativa sono realizzabili. Si analizza, poi, quanto rilevato e si stabilisce quali aspetti mantenere in quanto già gestiti in maniera ottimale e non necessitano, quindi, di una digitalizzazione, e quali devono essere messi in discussione: in particolare vengono analizzate le situazioni che richiedono un eccessivo dispendio di tempo e un rilevante numero di errori da parte del personale produttivo, risolvibili con la digitalizzazione. Sicuramente rientrano in questo gruppo, il modo in cui vengono segnate le ore di produzione a commesse e il modo in cui vengono prelevati e usati i materiali per la commessa stessa: entrambi sono attualmente gestiti a mano da ogni singolo operatore che scrive su fogli le informazioni e poi gli stessi vengono recapitati in ufficio.
Vengono, poi, sottoposte a verifica tutte le attività del comparto ufficio, al fine di verificare quali procedure si possono implementare digitalmente sia nel risparmio di tempo, che nella gestione della produzione, che nel controllo dei costi di produzione. Attualmente l’operatore riceve i fogli dalla produzione e immette i dati nel sistema senza avere la possibilità di sapere in tempo reale se quello che rileva è coerente oppure no: quando un dipendente scrive una commessa sbagliata sul foglietto delle ore, l’operatore in ufficio non ha la possibilità di accorgersi dell’errore.

Fase 2 – Studio delle possibili soluzioni, e sviluppo delle applicazioni, in chiave innovativa e migliorativa dell’utilizzo del gestionale in uso, per quanto riguarda la tracciabilità dei prodotti, il budget del ciclo produttivo, la programmazione e il controllo della produzione e l’analisi dei dati di produzione (riferimento al servizio B.3 – Servizi per l’innovazione organizzativa)
Dalla fase precedente, emergono quali sono le funzioni aziendali che possono essere digitalizzate al fine di ottenere una tracciabilità avanzata del nostro prodotto. Si procede con l’analisi dei possibili cambiamenti che si possono intraprendere sia sulla struttura organizzativa che sulle procedure interne, al fine di ottimizzare i tempi e di rilevare dati corretti. Per esempio, sempre tornando alla rilevazione delle ore a commessa, è evidente che un sistema digitalizzato, impostato su una struttura mediamente fissa, riduce notevolmente i tempi di rilevazione e propone all’operatore un elenco di possibilità limitate e corrette fra cui scegliere: il dipendente sceglie la macchina su cui deve lavorare e sceglie la commessa di sua competenza fra un elenco precedentemente fissato per quella macchina; i dati vengono trasmessi in ufficio, dove l’operatore ha il compito di verificare la coerenza di quanto rilevato dal dipendente in produzione.

Parallelamente si rende necessario uno studio sulla programmazione ed il controllo della produzione volti al miglioramento della efficienza delle operazioni produttive, che attualmente è completamente assente: la direzione necessita di sapere se lo stato avanzamento lavori dei propri prodotti ricalca quanto stabilito in fase di preventivo e, nell’eventualità, deve poter intervenire tempestivamente per ottimizzare la produzione. Nel caso della rilevazione delle ore, l’operatore in ufficio è in grado di verificare la coerenza di quanto rilevato in produzione, e, quindi, effettua il controllo della produzione stessa se ha a disposizione il budget del ciclo produttivo per ogni commessa e la programmazione della produzione per ogni macchina: il sistema stabilisce quali commesse vengono lavorate e su quali macchine (incrociando i dati del budget con la programmazione) e se un dipendente in produzione rileva una commessa non prevista su una macchina, l’operatore in ufficio è in grado di rilevare l’errore.
Con un sistema basato sulla programmazione ed il controllo della produzione e sulla rilevazione digitale della produzione stessa (lavorazioni, tempi e quantità lavorate), si ottiene la tracciabilità avanza del prodotto: non devo aspettare che l’operatore consegni il foglio a fine turno e che i dati vengano registrati, per avere un aggiornamento della situazione di magazzino, o per conoscere l’evoluzione del mio prodotto in tempo reale.
Una volta stabilita la linea da seguire, si sviluppano dei sistemi per realizzare la digitalizzazione delle funzioni aziendali, attraverso delle applicazioni innovative e migliorative del gestionale in uso. Nel nostro caso in esempio, viene sviluppata un’applicazione che permette all’operatore in produzione di rilevare macchina e commessa, un’applicazione che incrocia i dati del budget con la programmazione e un’applicazione che rapporta i dati dalla produzione con quelli della programmazione.

Fase 3 – Implementazione dei sistemi di gestione aziendale e dei sistemi di certificazione del prodotto (riferimento al servizio D.3 – Servizi di supporto alla certificazione avanzata) Le fasi precedenti sono state caratterizzate dallo studio e dallo sviluppo di sistemi per realizzare la digitalizzazione delle funzioni aziendali al fine di ottenere una tracciabilità avanzata del nostro prodotto. La conseguenza a ciò è l’implementazione del sistema di gestione aziendale in uso con le applicazioni elaborate nella fase precedente, e, quindi, l’implementazione del processo di analisi dei dati in nostro possesso (gestione dei big data).
L’implementazione del sistema comporta che le nuove applicazioni vengono predisposte e testate sulla base di dati reali, in modo da verificarne l’efficienza con un numero limitato di dati.
In riferimento alla gestione delle ore rilevate in produzione, viene fatta un’analisi dei dati raccolti per capire se l’applicazione ha elaborato correttamente le informazioni e le ha illustrate in modo chiaro all’operatore in ufficio. Vengono simulati errori nel segnare le ore, per verificare che il sistema li rilevi correttamente e in modo immediato.
Viene testato, inoltre, il sistema di certificazione FSC che ci viene richiesto da alcuni clienti. Questa certificazione prevede che il nostro prodotto abbia come materia prima legno proveniente da foreste certificate e che questa condizione venga mantenuta anche durante la nostra produzione: devo tracciare tutti i passaggi del mio prodotto in modo da dimostrare che è sempre quello proveniente da foreste certificate e non è stato contaminato da prodotti non certificati.

Fase 4 – In seguito alle nuove applicazioni, analisi e affiancamento, volti al supporto nel cambiamento organizzativo aziendale e la verifica conclusiva dei risultati ottenuti con il progetto (riferimento al servizio B.3 – Servizi per l’innovazione organizzativa)
Arrivati a questo punto, alcune funzioni aziendali sono state digitalizzate e bisogna mettere in pratica quanto preparato in precedenza. Viene eseguito un servizio di affiancamento volto a orientare e supportare gli operatori nel cambiamento sia a livello di struttura organizzativa che di procedure interne, che saranno state inevitabilmente modificate.
Per quanto riguarda i lavoratori impegnati in produzione, vengono realizzati incontri collettivi e vengono affiancati, per un periodo, durante l’orario di lavoro in modo da poter dare loro ogni tipo di aiuto e/o spiegazione avessero bisogno. Sempre riprendendo l’esempio delle ore da segnare a commessa, passare da scrivere a mano, a seguire le indicazioni di un programma digitale, può essere un ostacolo per alcuni e il supporto da parte di persone competenti rende il cambiamento meno traumatico e più efficace.
I lavoratori impegnati in amministrazione, invece, sono già più preparati all’innovazione, ma hanno bisogno di un supporto nel cambiamento di mentalità: mentre prima immettevano dati senza avere la responsabilità di essere critici rispetto a quanto trascrivevano, adesso il loro lavoro cambia di prospettiva e hanno bisogno, anche in questo caso, di una persona competente che li affianchi e li orienti verso i nuovi obbiettivi del loro compito. Devono, quindi, per esempio, controllare le ore inserite dai colleghi della produzione e saper individuare eventuali anomalie da riportare ai responsabili che fanno le loro considerazioni. I dati, però, sono tanti e complessi da leggere e l’affiancamento del tecnico li aiuta a comprendere meglio il ragionamento che stà dietro ai sistemi innovativi e, quindi, a trovare l’irregolarità.

In conclusione, viene dato un servizio di consulenza sui risultati che si ottengono dall’implementazione dei
processi di analisi dei dati: questi sono stati testati in precedenza, ma con un numero di dati limitati;
bisogna verificare che anche con una quantità di dati di gran lunga superiore la tracciabilità avanzata dei nostri prodotti sia rilevata e riportata all’operatore in modo chiaro e corretto, in modo da ottenere quell’obbiettivo di costante monitoraggio della produzione aziendale.